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有效沟通的“六脉神剑”(高效沟通)

 工作中不只是单打独斗,在很多时候就像是团队的体育比赛,既要在自己的位置上做好分内事,又要根据每个队员的特点找到最有效的补位和协助方式。工作中,信赖和托付是绝对必要的,找出自己的关键成功因素,然后有勇气找出不该自己做的事,再运用沟通获得协助,甚至委托其他人,就能专心投注在自己擅长的领域。当然,也别忘了在自己的专长领域帮助团队的成员,这不只是高效工作的方法,更是团队成功的终极之道。

 

1 结论先行

 

 如果开始絮絮叨叨诉说背景,很容易让倾听者注意力涣散导致不耐烦。有人可能会这样说话:王总,上周您交给我的那个议案,昨天我发现有个环节有点问题,我还得等市场部的Lisa来确认,但是Lisa正好休婚假,还要等10天后才能回来……”听到这样的内容,恐怕哪个倾听者都会抓狂的吧。有效沟通有一个SD标准:Summary,意为概要、结论、整体,Detail则是细节。先说重点,再讲细节,以结论一句话开头,如果对方有兴趣询问原因,你可以再做出相应的报告。

 

2 预先设想

 

 在进行报告前,最好能够设想对方可能的反应,以避免在报告的过程中被对方的提问或者挑衅搞得措手不及。如果这个报告非常重要,最好能够将这些问答书面化,容易看见问题的症结和哪些地方不足,并适时加以修正。可以拿着报告请教别人,从不同的角度和立场思考可能会遇到的问题,找到最好的答案。

 

3 因人而异

 

 如果你是个物理学家,在一个学术会议上与其他物理学家讨论测不准原理,你可以自由地运用你的专业术语。但是,如果你是在向一群普通人解释这个原理,就必须用比较通俗的语言,方便大家理解。不要对着外行人使用业内行话,沟通的关键是理解。最忌讳两件事:一是对人讲话态度傲慢;二是故作高深,让人云里雾里。同样的道理,如果你能够多花一份心思,除了听谈话的内容之外,还能够分析出对方的一些个人倾向,就能配合对方的特性找到最符合逻辑的应对方法。在这个基础上,更要对上司、同事甚至客户的某些特点建立一个应对信息库,就会更加有针对性地知晓应该如何和那个人沟通。

 

4 主动重复

 

 在口头交流中,大家的描述和理解都有很多的主观判断意识,而口头交流所使用的省略语句是最多的。在一些事情的先后顺序和业务逻辑方面,甚至更可能是需要一些专业术语的方面,如果能把对方的话翻译成自己理解的意思再跟对方重复一遍的话,其实是一个确认的过程,看似多费了一番功夫,但却更迅速地理解对方的要求,还能避免大家做事情很辛苦,到最后确认结果时,发现根本不是那么一回事。

 

5 提供选择

 

 在并不肯定事情只有唯一可行的方案时,就需要你在做汇报的时候,把初级的信息进行筛选整理,进而做出一定的判断,最后把几个可供选择的项做汇报,而不是把没有经过任何处理的信息呈现出来或者自作主张得到一个结论。这样的好处是,你既锻炼了自己的分析能力,又能够让上司做决定,作为下属的你的责任也会自然减轻。

 

6 尽快结束

 

 如果不想会议在毫无压力的情况下无限期开下去,在一开始就应该决定结束时间,但有时候会议进展并不如预期那么顺利,那么可以实行在下班前一小时开会的做法,强制性地制造一种所有人都希望下班前结束会议的气氛。(李攀

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